Kolikrát týdně otevřete e-mail jen s tím, že „rychle něco vyřídíte“, a najednou zjistíte, že jste strávili dvě hodiny odpovídáním, přeposíláním, hledáním příloh nebo úkolů, které tam vůbec neměly být? Pokud jste jako většina podnikatelů, váš inbox není jen schránka – je to neorganizovaný to-do list, deník, CRM i odkladiště nápadů. A to je problém.
E-mail vás připravuje o soustředění
Každý e-mail je malé rozhodnutí. Odpovědět? Předat? Ignorovat? A každé rozhodnutí vás stojí mentální energii. Často tak končíte vyčerpaní, ale zároveň s pocitem, že jste nic zásadního nestihli.
A přitom se tomu dá předejít.
Inbox Zero v praxi: Jak s e-mailem pracuju já
Když pomáhám klientům s úklidem e-mailu, často začínáme úplně jednoduše. Tady je pár věcí, které dělám i sama:
Jdeme na to!
Inbox Zero je metoda práce s e-mailem, kterou vytvořil Merlin Mann, a neznamená to, že „musíte mít vždy prázdnou schránku“. Jde o to, aby vás e-mail nepřipravoval o čas, soustředění a energii.
Cílem je, aby každý e-mail měl jasný osud:
Zpracovat hned – pokud to trvá do 2 minut,
Naplánovat na později – pokud to vyžaduje víc času, 
Delegovat – pokud to může udělat někdo jiný, 
Smazat nebo archivovat – pokud to není potřeba.
Díky tomu e-mail přestává být neřízený chaos a stává se funkčním nástrojem, který pracuje pro vás – ne proti vám.
