Jako úspěšný podnikatel jistě víte, že čas je jedním z nejcennějších zdrojů. Denně řešíte spoustu úkolů a rozhodnutí, přičemž byste se rád soustředil na to, co posune vaši firmu kupředu. Přesto je mnoho činností, které nemusíte (a ani nemůžete) dělat sami. Právě zde přichází na řadu osobní (virtuální) asistentka – váš spolehlivý partner, který vám pomůže udržet pořádek, ušetří nervy a hlavně vám vrátí čas.
Administrativa: drobnosti, které zabírají čas
Práce s fakturami, doplňování tabulek, vyhledávání údajů – často to jsou právě ty maličkosti, které zabírají mnoho energie a času.
Příklad z praxe:
Pro klienta ze stavební firmy jsem vytvořila fakturační databázi na míru v aplikaci Notion. Klient tak může jednoduše zadávat částky průběžně přímo v mobilu, kdykoliv má čas. Nemusí večer trávit čas dohledáváním a přepisováním údajů. Já v reálném čase kontroluji data a připravuji přehledy pro účetní. Díky tomu má klient více volného času a méně starostí s administrativou.
Web: aby vše běželo hladce
Webové stránky jsou často první dojem, který klienti získají o vaší firmě. Je proto důležité, aby byly aktuální a bez chyb.
Příklad z praxe:
Klientka provozuje e-shop a mezi starostmi o provoz a rodinu nemá čas na úpravy webu. Přepošle mi materiály a já zajistím aktualizace, přidám nové produkty a kontroluji, že vše funguje bez problémů.
E-mail a kalendář: organizovanost místo chaosu
E-mailová schránka dokáže být opravdu velkým žroutem času a energie. S asistentkou však lze snadno nastavit systém, kdy se e-maily třídí, rutinní dotazy vyřizují a schůzky domlouvají efektivně.
Příklad z praxe:
Klientka měla potíže se zvládáním návalu e-mailů. Společně jsme nastavily automatické odpovědi a šablony, a takto zpracovávám každé ráno důležité zprávy a přeposílám jí jen to podstatné.
Projekty: přehled a kontrola
Koordinace projektů, hlídání termínů a připomínání úkolů může být náročná činnost, zejména pokud je toho víc.
Příklad z praxe:
Klient připravoval nový online kurz, ale nestíhal řešit všechny organizační záležitosti. Dohodli jsme se na jasném plánu, já kontroluji termíny a komunikaci s dodavateli, zatímco on se věnuje tvorbě obsahu.
Péče o klienty: osobní přístup bez stresu
Potvrzování schůzek, připomínky plateb nebo odpovědi na základní dotazy – tyto činnosti lze přenechat asistentce, aby klienti cítili péči a vy jste měl více času na důležité záležitosti.
Příklad z praxe:
Jeden z mých klientů má velkou databázi potenciálních klientů. Svůj čas ale raději věnuje obchodu, který mu generuje zisk. Databázi volám já, jménem klienta a sjednávám mu osobní schůzky. Vše je samozřejmě ošetřeno velmi přísnou NDA smlouvou.
