„Potřebuji někoho, kdo to převezme.“ Tuhle větu slýchám často. A téměř vždy v ní není skrytý požadavek na víc práce. Je v ní únava z toho, že všechno prochází jedním člověkem. Majitel malé firmy většinou nechce ztratit kontrolu. Chce, aby věci fungovaly i bez jeho permanentní přítomnosti. A právě tady začíná téma převzetí odpovědnosti za provoz firmy.
Problém není v lidech. Je v rozložení odpovědnosti.
V jedné firmě, kde jsem spolupracovala, měl tým devět lidí. Každý byl kompetentní. Každý měl svou roli. Přesto se většina rozhodnutí vracela k majiteli. Nebylo to protože by tým nebyl schopný. Spíš nebylo jasné, kdo je skutečně odpovědný za výsledek.
V organizační teorii je tohle velmi dobře popsané. Henry Mintzberg ve své práci o strukturách organizací upozorňuje, že malé firmy mají tendenci k centralizaci moci kolem zakladatele. Je to přirozené. Firma vznikla kolem jeho odbornosti. Problém nastává ve chvíli, kdy firma roste, ale struktura odpovědnosti zůstává centralizovaná.
Vzniká úzké hrdlo.
Co znamená převzít odpovědnost za provoz firmy?
Převzít odpovědnost za provoz firmy znamená jasně definovat, kdo je:
Tento rámec je známý jako RACI model a používá se v projektovém managementu i procesním řízení.
V malé firmě často chybí právě rozlišení mezi „Responsible“ a „Accountable“. Úkol někdo vykoná, ale konečná odpovědnost zůstává implicitně u majitele.
Převzetí odpovědnosti za provoz firmy znamená, že role „Accountable“ není vždy automaticky majitel.
To je zásadní rozdíl.
Co to naopak neznamená?
Neznamená to:
ISO 9001 v oblasti procesního řízení jasně říká, že odpovědnosti a pravomoci musí být definované a komunikované. Neznamená to, že se přenáší vlastnictví firmy. Znamená to, že systém je stabilní.
Majitel určuje směr. Provozní odpovědnost zajišťuje, že se tím směrem skutečně jde.
Největší změna je v rozložení napětí
Když odpovědnost za provoz firmy není centralizovaná, změní se něco zásadního.
Rozhodnutí se nezastaví, když je majitel na schůzce.
Projekt se neposune až ve chvíli, kdy jej osobně zkontroluje.
Tým ví, na koho se obrátit.
Nevzniká více úkolů, snižuje se provozní napětí.
A právě tady vzniká rozdíl mezi:
Externí asistentka pro podnikatele může převzít operativní agendu. Převzetí odpovědnosti za provoz firmy znamená převzít stabilitu každodenního chodu.
Jak poznat, že odpovědnost je stále příliš koncentrovaná?
Zkuste si odpovědět:
Pokud ano, firma je pravděpodobně strukturálně centralizovaná. To není chyba. Je to fáze růstu. Ale bez přerozdělení odpovědnosti nelze dosáhnout skutečného řízení malé firmy bez chaosu.
